Uchwała nr IX/95/2024

RADY POWIATU BIAŁOSTOCKIEGO

z dnia 19 grudnia 2024 r.

w sprawie uchwalenia Procedury przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych

     Na podstawie art. 12 pkt 11 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2024 r., poz. 107) w zw. z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024r., poz. 928) Rada Powiatu Białostockiego uchwala, co następuje:

§ 1.

Ustala się Procedurę przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych przez Radę Powiatu Białostockiego zgodnie z załącznikiem do niniejszej uchwały.

§ 2.

Zobowiązuje się Starostę Powiatu Białostockiego do zamieszczenia na stronie Biuletynu Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji informacji, o których mowa w § 48 ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 3.

Uchwała wchodzi w życie w dniu 25 grudnia 2024r.

Podpisała: Bożena Nienałtowska - Przewodnicząca Rady Powiatu

    Załącznik do Uchwały Nr IX /95 /2024 Rady Powiatu Białostockiego z dnia 19 grudnia 2024r.

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZEWNĘTRZNYCH ZGŁOSZEŃ NARUSZENIA PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

§1

CEL PROCEDURY

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa.
2. System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę Sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§2

SPOSÓB PRZEKAZANIA ZGŁOSZENIA

1. Zgłoszenie może być dokonane za pomocą następujących Kanałów Zgłaszania:
   a) na adres do korespondencji: Starostwo Powiatowe w Białymstoku, ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok z dopiskiem „Nie otwierać. Zgłoszenie zewnętrzne
       – Rada Powiatu Białostockiego”;
    b) poprzez e-mail na adres radazgloszenia@st.bialystok.wrotapodlasia.pl, tytuł maila „Zgłoszenie zewnętrzne – Rada Powiatu Białostockiego”.
2. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń.
   Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
3. Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane ani rozpatrywane.
4. Wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do Procedury.

§3

OCHRONA SYGNALISTY

1. Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym w kontekście związanym z pracą.
2. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024r., poz. 928), od chwili dokonania zgłoszenia.
3. Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:
   a) ochronę tożsamości, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ujawnienie danych;
   b) jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;
  c) udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
  d) zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;
  e) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
4. Na żądanie Sygnalisty w terminie miesiąca od jego otrzymania, zostanie wydane zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
5. W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

§4

SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI

1. Rada Powiatu Białostockiego (dalej: Rada) upoważni pracowników Starostwa Powiatowego w Białymstoku do działania w jej imieniu w związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, kontaktu z sygnalistą w celu przekazania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwraca się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu oraz przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.
2. Przed przystąpieniem do pracy osoby upoważnione przez Radę składają oświadczenia o zapoznaniu się z niniejszą procedurą oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Procedury.
3. W przypadku gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy osoby upoważnionej przez Radę lub jego osoby najbliższej w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks karny (Dz. U. z 2024r. poz. 17), osoba ta jest automatycznie wyłączona z czynności określonych w Procedurze.
4. Osoby upoważnione przez Radę oceniają zgłoszenie pod katem formalnym, sprawdzają czy zostało ono złożone przez sygnalistę, czy przedmiotem zgłoszenia jest naruszenie, o którym mowa w art. 3 ust 1 ustawy o ochronie sygnalistów oraz czy dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady.
5. W przypadku, gdy osoby upoważnione przez Radę stwierdzą, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Rady, wówczas przekażą je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
6. Jeżeli osoby upoważnione przez Radę stwierdzą, że zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępują od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, informując Sygnalistę o odstąpieniu i podają ustalenia ze wstępnej weryfikacji.
7. Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady wówczas wszczyna się postępowanie wyjaśniające, a gdy zajdzie potrzeba uzyskania dodatkowych danych, o ile to możliwe kontaktuje się z Sygnalistą, w celu uzupełnienia zgłoszenia.
8. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Rada może przekazać zgłoszenie jednostce organizacyjnej Powiatu Białostockiego lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
9. Rada może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Rada informuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania oraz nie informuje o tym Sygnalisty.

§5

INFORMACJE ZWROTNE ORAZ KONTAKT W ZWIĄZKU Z PRZYJĘCIEM ZGŁOSZENIA

1. Osoby upoważnione przez Radę potwierdzą przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie.
2. Informacji o przyjęciu zgłoszenia osoby upoważnione przez Radę nie przekażą, jeżeli będzie miała uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
3. Osoby upoważnione przez Radę rozpatrują zgłoszenie zewnętrzne, podejmują działania następcze oraz przekazują Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
4. Osoby upoważnione przez Radę poinformują Sygnalistę, jeżeli odstąpią od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
5. Osoby upoważnione przez Radę poinformują również Sygnalistę o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.
6. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do korespondencji ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu, wówczas osoby upoważnione przez Radę nie realizują obowiązku o którym mowa w ust. 1, 3, 4 i 5 oraz § 4 ust. 6 i 7.
7. Osoby upoważnione przez Radę bez zbędnej zwłoki rekomendują Radzie o celowości przekazania informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym do instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki.

§6

REJESTR ZGŁOSZEŃ

1. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzony jest papierowo.
2. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do Procedury.
3. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:
   a) numer zgłoszenia;
   b) przedmiot naruszenia prawa;
   c) dane osobowe Sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji;
   d) dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie niezbędne do jego identyfikacji;
   e) datę dokonania zgłoszenia;
   f) informację o podjętych działaniach następczych;
   g) informacje o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy o ochronie sygnalistów;
   h) datę zakończenia sprawy;
   i) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust 2 ustawy o ochronie sygnalistów;
  j) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia –o ile organ publiczny posiada te dane.
4. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń odpowiadają upoważnieni pracownicy Starostwa Powiatowego w Białymstoku.
5. Osoby upoważnione przez Radę sporządzają i przekazują Radzie Powiatu Białostockiego, do końca lutego każdego roku, sprawozdanie za rok poprzedni zawierające dane statystyczne, o których mowa w art. 47 ustawy o ochronie sygnalistów, dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

§ 7

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Starosta Powiatu Białostockiego nie rzadziej niż raz na trzy lata dokonuje przeglądu przepisów niniejszej procedury, przedstawiając jej wyniki oraz propozycje dostosowania procedury do wyników dokonanego przeglądu Radzie Powiatu Białostockiego.

Podpisała: Bożena Nienałtowska - Przewodnicząca Rady Powiatu

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.) - dalej RODO, informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Powiatu Białostockiego, ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok, kontakt z Administratorem możliwy jest w następujący sposób:
1) adres poczty elektronicznej: starostwo@st.bialystok.wrotapodlasia.pl
2) nr telefonu 85 740-39-51
3) pisemnie na adres siedziby Administratora
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w następujący sposób:
1) adres poczty elektronicznej: m.falkowski@st.bialystok.wrotapodlasia.pl
2) nr telefonu 85 740-39-97
3) pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane są w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie:
- obowiązku prawnego wynikającego z przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (zgodnie z art. 6 lit. c RODO);
- Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
- dobrowolnej zgody, jeżeli nie decyduje się Pan/i na zachowanie anonimowości (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4. Podmioty mogące otrzymać dane osobowe zgromadzone podczas czynności przetwarzania:
1) organy ścigania,
2) organy administracji rządowej, samorządowej,
3) instytucje publiczne,
4) sądy.
5. Dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom innym, niż upoważnione na podstawie przepisów prawa.
6. Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich - poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz organizacji międzynarodowej.
7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu określonego w pkt 3, a po tym czasie archiwizowane, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
8. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
9. Wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana naruszałoby przepisy RODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, infolinia: 606-950-000)
11. Podanie danych jest dobrowolne.
12. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
Starosta Powiatu Białostockiego

 Uzasadnienie
do Uchwały nr IX/95 /2024 Rady Powiatu Białostockiego z dnia 19 grudnia 2024r. w sprawie uchwalenia Procedury przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa w radzie Powiatu Białostockiego

Zgodnie z § 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024r., poz. 928) Organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. W związku z tym przygotowana została procedura określająca kanały przyjmowania zgłoszeń, sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami oraz zasady ochrony sygnalisty. Zatem podjęcie uchwały jest zasadne.

Podpisała - Bożena Nienałtowska - Przewodnicząca Rady Powiatu