Termin prowadzonej kontroli

Dokonujący kontroli

Tematyka, zakres, przedmiot kontroli

Ustalenia pokontrolne

2

3

4

5

14.07.2016 r.

Maria Marciszewska

Wydział Spraw Społecznych

i Zarządzania Kryzysowego Starostwa Powiatowego

w Białymstoku

Kierowanie do młodzieżowych ośrodków wychowawczych i młodzieżowych ośrodków socjoterapii. Kierowanie do specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych oraz specjalnych ośrodków wychowawczych dla dzieci i młodzieży, stosowania specjalnej organizacji nauki, metod pracy i wychowania.

W okresie od 01.01-31.12.2015 r. Sąd Rejonowy w Białymstoku – Wydział Rodzinny i Nieletnich orzekł o umieszczeniu w młodzieżowym ośrodku wychowawczym wobec 28 nieletnich, w tym 18 zamieszkujących powiat białostocki. Na wniosek rodziców wydano 3 skierowania do specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych. Kontrola akt prowadzonych spraw wykazała, że każdy dokument opisany jest zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt; w celu skrócenia okresu oczekiwania nieletniego na umieszczenie w Młodzieżowym Ośrodku Wychowawczym, wniosek do ORE w Warszawie o wskazanie właściwego ośrodka, należy przesyłać niezwłocznie po skompletowaniu niezbędnej dokumentacji.

10-23.08.2016 r.

Hanna Tołłoczko

Dyrektor Wydziału Organizacyjnego Starostwa Powiatowego

w Białymstoku

Kontrola wewnętrzna zużycia paliw w samochodach służbowych

Dokumentacja prowadzona jest na obowiązujących formularzach, kompletna, zawiera wymagane wpisy. Nie prowadzi się szczegółowej weryfikacji czynności kierowcy w trakcie poszczególnych dni pracy. Z zestawień „Kart miesięcznego rozliczenia zużycia paliw”, „Kart drogowych” i dowodów tankowania wynika, że zużycie paliw jest zgodne z ustalonymi normami. Występują naprzemienne przepały i oszczędności oraz znaczne wahania obliczonego faktycznego średniego zużycia paliwa (szacowanie podziału tras w poszczególnych dniach tankowania przy braku danych o stanach licznika w chwili tankowania). Należy zmodyfikować sposób dokumentowania rozliczeń zużycia paliw, aby rozliczenia te powiązać ze stanem licznika w chwili tankowania. Zalecono opracowanie nowego wzoru „Karty drogowej” oraz formularza do rozliczania zużycia paliw.

31.08-06.0.2016 r.

Renata Zimnoch – koordynator czynności kancelaryjnych

Starostwa Powiatowego

w Białymstoku

Ocena prawidłowości stosowania obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych

W trakcie kontroli nie stwierdzono rażących uchybień. Większość pracowników przestrzega procedury prawidłowości stosowania obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Stwierdzone nieprawidłowości to uchybienia czysto techniczne w prowadzonej dokumentacji.

15-29.11.2016r.

Z-ca Dyrektora Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości - Czesław Bartoszewicz,

Kierownik Referatu Geodezji, Ewidencji Gruntów i Budynków - Zbigniew Kuropatwa, Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami Nierolnymi     - Krystyna Orłowska, Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami Rolnymi     - Ewa   Zalewska.    

Ocena sposobu załatwiania spraw na stanowiskach pracy
w zakresie:

- zapewnienia stronom czynnego udziału
w prowadzonym postępowaniu,

- informowania stron
o przyczynach niezałatwiania spraw
w terminie,

- udostępniania akt stronom,

zgodnie z przepisami ustawy z dnia
14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2016 r., poz.23 ze zm.)
w okresie od 1 stycznia do 15 listopada 2016 r.

W przypadku spraw objętych kontrolą (załatwianych przez dwóch pracowników) nie stwierdzono uchybień. W sprawach prowadzonych przez trzeciego pracownika stwierdzono, że w przypadku załatwiania jednej ze spraw od daty wszczęcia postępowania administracyjnego do   wydania decyzji w sprawie upłynęło 63 dni i strona tego postępowania nie była powiadomiona
o przyczynach nie załatwienia sprawy
w ustawowym terminie, jak również nie wskazano stronie nowego terminu załatwienia sprawy.
W ramach zaleceń pokontrolnych pouczono pracownika i kierownika referatu o potrzebie stosowania odpowiednich przepisów kpa. Ponadto osoby uprawnione do podpisywania pism kończących sprawę, bądź też decyzji kończących daną sprawę w I instancji, na bieżąco dokonywali kontroli załatwienia danej sprawy.

14-24.11.2016r.

Hanna Tołłoczko

Dyrektor Wydziału Organizacyjnego Starostwa Powiatowego

w Białymstoku

Kontrola wewnętrzna dyscypliny i jakości pracy pracowników obsługi, którym powierzono sprzątanie w obiekcie przy
ul. Słonimskiej 15/1
w Białymstoku

Kontrolowani przestrzegali wymagań dotyczących czasu pracy, prawidłowo wdrożyli się do sprzątania obiektu. Do realizacji zaleceń (zakupu ręczników papierowych, uchwytu do papieru, suszarki do rąk, rękawic gumowych, kłódki do szafki, części niezbędnych do usunięcia przecieku w spłuczce) zobowiązano głównego specjalistę w Wydziale Organizacyjnym.

30.11.2016 r.

Karina Kurzewska

Anna Misiuk

Wydział Architektury

Starostwa Powiatowego

w Białymstoku

Ocena prawidłowości prowadzonych postępowań administracyjnych, wydawanych przez podległych pracowników decyzji o pozwoleniu na budowę, właściwego stosowania przepisów kpa,
z uwzględnieniem poziomu ryzyka przekroczenia ustawowego terminu na wydanie pozwolenia na budowę znajomości przepisów ustawy Prawo budowlane i zastosowanie ich w praktyce

W kontrolowanych sprawach nie stwierdzono rażących uchybień, które mogłyby skutkować unieważnieniem wydanych decyzji administracyjnych. Pracownicy przestrzegają prawidłowości procedury przy udzielaniu pozwoleń na budowę, wykazali się znajomością przepisów, skrupulatnością i samodzielnością w rozwiązywaniu problemów. Niedociągnięciem na które należy zwrócić większą uwagę jest terminowe przekazywanie dokumentów do PINB w Białymstoku, a także wnikliwsza ocena obszaru oddziaływania projektowanych inwestycji i prawidłowego ustalania kręgu stron postępowania administracyjnego

5-13.12.2016r.

Krzysztof Żukowski – Inspektor w Wydziale Budżetu i Finansów

Dokumentowanie sprzedaży w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Białymstoku (od 01.01-30.11.2016 r.)

Najemcy lokali znajdujących się
w budynku
przy ul. Słonimskiej obciążeni zostali prawidłowymi kwotami wynikającymi z faktur oraz umów najmu. W Wydziale organizacyjnym prowadzona była sprzedaż mediów oraz naliczane koszty związane z wyjazdami samochodu służbowego Starostwa na rzecz PCPR. Ponadto realizowano sprzedaż mediów najemcom zajmującym lokale mieszkalne stanowiące własność Skarbu Państwa. W powyższym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.

30.12.2016 r.

Monika Ratyńska

Dyrektor Wydziału Rolnictwa, Środowiska, Rozwoju Obszarów Wiejskich i Promocji Starostwa Powiatowego
w Białymstoku

Kontrola wydawania decyzji zezwalających na wycinkę drzew na działkach będących własnością gmin

Skontrolowane zadania realizowane były zgodnie
z przepisami prawa

31.12.2016 r.

Iwona Kazberuk

Wydział Komunikacji

Starostwa  

Powiatowego

w Białymstoku

Ocena prawidłowości wykonywania zadań merytorycznych oraz wydanych decyzji na podstawie przepisów ustawy: o kierujących pojazdami, prawo o ruchu drogowym oraz aktów wykonawczych do ustaw, stosowania przepisów KPA

Stan druków komunikacyjnych na dzień 31.12.2016 r.

Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości merytorycznych przy realizacji bieżących zadań. Decyzje jak też inne rozstrzygnięcia administracyjne podejmowane są z zachowaniem przepisów merytorycznych oraz Kodeksu postępowania administracyjnego. Stwierdzone podczas kontroli omyłki zostały poprawione przy weryfikacji dokumentacji przez uprawnionego pracownika. Zalecono większą dokładność oraz skrupulatność przy załatwianiu bieżących spraw. Poinstruowano pracowników o właściwym postępowaniu przy weryfikowaniu dokumentów przed wydaniem decyzji. W przypadku nie do końca wypełnionego wniosku składanego przez interesanta bezpośrednio w Urzędzie, należy dopilnować wypełnienia wniosku w całości, ewentualnie zaoferować pomoc.

Ustalono ilość druków na dzień 31 grudnia 2016 r. (pozwolenia czasowe – 4899 szt., znaki legalizacyjne – 3920 kpl., nalepki kontrolne – 486 szt., tablice rejestracyjne – 486 szt.