Powiat Białostocki

15 - 569 Białystok, ul. Borsucza 2

tel. 085 740 39 51, 085 740 39 81 fax. 085 740 39 82

www.powiatbialostocki.pl

e-mail:starostwo@st.bialystok.wrotapodlasia.pl

Białystok, 2021-12-10

7040. 7040.42.2021

ZAPYTANIE OFERTOWE

na świadczenie usługi polegającej na przewozie zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych  na terenie powiatu białostockiego

Podstawa prawna przedmiotu zamówienia: art. 13 ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1947 t.j.).

I. Nazwa i adres Zamawiającego:

Powiat Białostocki

ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok

tel: 85 740 39 51; fax: 85 740 39 82; e-mail: starostwo@st.bialystok.wrotapodlasia.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie nie podlega procedurom określonym w ustawie z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.) ze względu na fakt, że szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 130.000,00 zł.

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych na obszarze powiatu białostockiego do prosektorium Zakładu Medycyny Sądowej w Białymstoku lub do najbliższego szpitala mającego prosektorium wg wskazania Policji lub Prokuratury, na podstawie każdorazowej pisemnej dyspozycji wydanej przez uprawniony podmiot, celem ustalenia przyczyny zgonu.
2. Wykonawca zobowiązany jest do pełnienia całodobowego dyżuru telefonicznego i gotowości do usługi przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
3. Rozpoczęcie świadczenia usługi (przysłanie samochodu wraz z obsługą) oraz transport zwłok z miejsca wskazanego należy rozpocząć niezwłocznie na każde wezwanie osób uprawnionych (Policji, Prokuratury ), nie później niż w ciągu dwóch godzin od chwili wezwania.
4. Ilość zleceń będzie uzależniona od liczby zdarzeń na terenie powiatu białostockiego. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o brak zleceń.
5. Wykonawca ma obowiązek informowania Wydziału Spraw Społecznych i Zarządzania Kryzysowego Starostwa Powiatowego w Białymstoku o otrzymanych zleceniach
   na przewóz zwłok.
6. Wykonawca zabezpieczy personel i środki techniczne niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia.
7. Wykonawca zobowiązuje się do:

1) przewozu zwłok w jednorazowych foliowych pokrowcach przystosowanych do tego celu oraz trumnach transportowych, zapewniając właściwą i godną obsługę osób zmarłych,

2) pełnej dyspozycyjności i bieżącego dostarczania Policji aktualnych grafików z telefonami osób dyżurujących.

8. Przewóz zwłok i szczątków ludzkich musi odbywać się przy wykorzystaniu środków transportu przewidzianych w tym celu, w warunkach zapewniających odpowiednie sanitarne i techniczne bezpieczeństwo przewozu, ochronę życia i zdrowia ludzi oraz poszanowanie zwłok i szczątków ludzkich. Do przewozu zwłok i szczątków ludzkich transportem drogowym mogą być wykorzystywane wyłącznie pojazdy spełniające wymogi określone w § 4 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007 r.
   w sprawie wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich (Dz. U. z 2007 r. Nr 249, poz. 1866):

1) Środek transportu drogowego przeznaczony do przewozu zwłok i szczątków ludzkich powinien spełniać następujące wymagania techniczne i sanitarne:

a) być trwale oznakowany w sposób wskazujący na jego przeznaczenie,

b) posiadać kabinę kierowcy odizolowaną od części przeznaczonej na umieszczenie zwłok albo szczątków ludzkich,

c) posiadać zabezpieczenie przed przesuwaniem się trumny lub pojemnika na zwłoki albo szczątki ludzkie podczas przewozu,

d) posiadać podłogę w części przeznaczonej na umieszczenie trumny lub pojemnika na zwłoki albo szczątki ludzkie, wykonaną z materiałów łatwo zmywalnych
i odpornych na działanie środków dezynfekujących,

e) posiadać wydzielone miejsce na przechowywanie środków dezynfekcyjnych, sprzętu myjąco-czyszczącego oraz jednorazowych rękawic ochronnych.

2) Nie dopuszcza się montażu miejsc siedzących w części przeznaczonej na umieszczenie zwłok albo szczątków ludzkich.

3) Po każdorazowym przewiezieniu zwłok albo szczątków ludzkich należy przeprowadzić dezynfekcję środka transportu w części przeznaczonej na ich umieszczenie.

4) Do dezynfekcji należy stosować preparaty o działaniu bakteriobójczym, wirusobójczym i grzybobójczym.

5) Zabrania się zewnętrznego mycia środka transportu drogowego przeznaczonego do przewozu zwłok i szczątków ludzkich w miejscach przypadkowych oraz prowizorycznie zorganizowanych myjniach.

6) Środek transportu drogowego powinien być zarejestrowany jako pojazd specjalny zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

IV. Termin realizacji zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje ciągłe wykonywanie usługi od dnia 01 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r.

V. Kryterium wyboru oferty - cena l00% (cena brutto za jednorazowy przewóz zwłok)

1. Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną.
2. Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
3. Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym, a wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.
4. Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

 VI. Opis sposobu przygotowania oferty.

1. Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała:

1) wypełniony Formularz ofertowy, stanowiący załącznik  nr 1 do zapytania ofertowego;

2) kserokopię dokumentu uprawniającego do prowadzenia działalności pozwalającej na realizację przedmiotu zamówienia (aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji  i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert).

2. Formularz ofertowy i załączniki muszą być sporządzone w języku polskim, pismem czytelnym i zawierać wszelkie informacje oraz dane w nich zawarte.
3. Formularz ofertowy i załączniki muszą być podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz. Podpis powinien być sporządzony w sposób umożliwiający jego identyfikację np. złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny. Jeżeli z dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub pełnomocnictwa wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest łącznie kilka osób, dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez te osoby.
4. Zaoferowana cena powinna być ceną brutto i zawierać wszystkie koszty niezbędne do świadczenia usługi. Cenę należy podać dla jednego przewozu. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę.
5. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
6. Ofertę należy umieścić w zaklejonej kopercie oznaczonej nazwą i adresem Zamawiającego i opisanej hasłem:

Oferta na  ,,Przewóz zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych na terenie powiatu białostockiego". Nie otwierać przed 27.12.2021 r. przed godz. 10⁰⁰.

VII. Termin i miejsce złożenia oferty

Oferty należy złożyć w terminie do dnia 22.12.2021 r. do godz. 15³⁰ w biurze podawczym w Punkcie Obsługi Klienta w Starostwie Powiatowym w Białymstoku, ul. Borsucza 2, 15-596 Białystok. W przypadku przesłania oferty pocztą o zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do Urzędu. Nie będą przyjmowane oferty przesłane drogą elektroniczną lub faksem.

VIII. Termin i miejsce otwarcia ofert

Oferty zostaną otwarte w dniu 27.12.2021r. o godz. 10⁰⁰ w Starostwie Powiatowym w Białymstoku,  ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok.

IX. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami

1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest:

Aneta Fidziukiewicz – Główny Specjalista w Wydziale Spraw Społecznych i Zarządzania Kryzysowego w Starostwie Powiatowym w Białymstoku, tel. 85-740-39-81, adres e-mail: a.fidziukiewicz@st.bialystok.wrotapodlasia.pl

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy tj.: poniedziałek 8.00-16.00 wtorek - piątek 7:30 do 15:30.

 X. Okres związania ofertą

Ustala się, że składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Oferta złożona w niniejszym postępowaniu przestaje wiązać przed upływem 30-dniowego terminu z chwilą zawarcia umowy.

 XI. Dodatkowe informacje.

1. Na świadczenie usługi zostanie zawarta umowa zgodnie z załączonym wzorem umowy - załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
2. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.
3. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później, niż w terminie związania oferty.
4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
5. W niniejszym postępowaniu nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych.
6. W uzasadnionych okolicznościach Zamawiający dopuszcza unieważnienia postępowania.

XII. KLAUZULA INFORMACYJNA dotycząca przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Powiatu Białostockiego, ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok, kontakt z Administratorem możliwy jest w następujący sposób:

1) adres poczty elektronicznej: starostwo@st.bialystok.wrotapodlasia.pl

2) nr telefonu 85 740-39-51

3) pisemnie na adres siedziby Administratora.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w następujący sposób:

1) adres poczty elektronicznej: m.falkowski@st.bialystok.wrotapodlasia.pl

2) nr telefonu 85 740-39-97

3) pisemnie na adres siedziby Administratora.

4) osobiście w siedzibie Administratora, pok. nr 122

3. Cel przetwarzania danych: realizacja zadań związanych z prowadzonym przez Zamawiającego postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

4. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest konieczność wypełnienia przez Zamawiającego ciążącego na nim obowiązku prawnego wynikającego z przepisów:

a) ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1947t.j.) tj.: zorganizowania przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych
w miejscach publicznych do najbliższego zakładu medycyny sądowej lub szpitala mającego prosektorium, celem ustalenia przyczyny zgonu;

b) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.), tj.: wypełnienia obowiązku dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

c) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.) tj.: Zamawiający zobowiązany jest zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej u niego dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw oraz dokumentacji nadsyłanej i składanej do Zamawiającego;

5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

a) podmioty uprawnione do dostępu do informacji publicznej, gdyż co do zasady wydatki publiczne są jawne;

b) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych zwanej dalej „ustawa Pzp”. (Dz. U. Dz. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.);

c) podmioty, z którymi Zamawiający ma zawarte umowy lub porozumienia na korzystanie z udostępnianych przez tych odbiorców systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych, przy czym zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest wyłącznie do możliwości zapoznania się z wprowadzonymi do udostępnionych Zamawiającemu systemów informatycznych danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii;

6. Posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*,

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust 2 RODO**,

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

7. Nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust 1 lit. b i c RODO.

8. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

9. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

10. dane osobowe nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

**Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Wykaz załączników:

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 - Projekt umowy

Podpisał:

Roman Czepe – Wicestarosta Powiatu Białostockiego