Sprawozdanie z kontroli za rok 2008
S P R A W O Z D A N I E
z kontroli wewnętrznych przeprowadzonych
w Starostwie Powiatowym w Białymstoku
w 2008 roku
- Kontrola wewnętrzna w Wydziale Rolnictwa i Środowiska Starostwa Powiatowego Referat Ochrony Środowiska przeprowadzona przez Naczelnika Monikę Ratyńską w dniu 4 stycznia 2008 r. dotyczyła sprawdzenia prawidłowości wydawania postanowień w sprawie obowiązku opracowania i zakresu raportu o oddziaływaniu na środowisko oraz postanowień uzgadniających środowiskowe warunki zgody na realizację przedsięwzięć.
Kontroli poddano:
Wybrane losowo akta spraw w celu ustalenia:
· prawidłowości złożonych wniosków,
· stosowania prawidłowej podstawy prawnej w postanowieniach,
· przestrzegania terminowości i wydania postanowień (14 dni od dnia złożenia wniosku),
· prawidłowości od strony wymagań prawa wydanych postanowień,
· przesłania wydanych postanowień stronom za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
Skontrolowane zadania wykonane zostały zgodnie z przepisami prawa – w zakresie merytorycznym i w zakresie stosowania kodeksu postępowania administracyjnego.
2. Kontrola wewnętrzna w Wydziale Rolnictwa i Środowiska Referat Rozwoju Obszarów Wiejskich przeprowadzona przez Naczelnika Wydziału Monikę Ratyńską w dniu 4 stycznia 2008 r. dotyczyła sprawdzenia prawidłowości wydawania decyzji zezwalających na wycinkę drzew na działkach będących we władaniu gmin oraz decyzji w sprawach zmiany lasu na użytek rolny.
Kontroli poddano:
Wybrane losowo akta spraw w celu ustalenia:
· prawidłowości złożonych wniosków,
· faktu przeprowadzenia oględzin w terenie – sporządzenie stosownego protokołu,
· pobraniu opłat skarbowych przed wszczęciem postępowania,
· stosowania prawidłowych podstaw prawnych,
· wydawania decyzji zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego i ustawy o lasach.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
Skontrolowane zadania na stanowisku d/s leśnictwa wykonywane były zgodnie z przepisami prawa – w zakresie merytorycznym i w zakresie stosowania przepisów prawnych.
3. Kontrola wewnętrzna w Wydziale Rolnictwa i Środowiska Referat Ochrony Środowiska przeprowadzona przez Naczelnika Wydziału Monikę Ratyńską w dniu 29 lutego 2008 r. dotyczyła sprawdzenia prawidłowości wydawania pozwoleń wodnoprawnych na wykonanie urządzeń wodnych oraz pozwoleń na szczególne korzystanie z wód.
Kontroli poddano:
Wybrane losowo akta spraw w celu ustalenia:
· prawidłowości złożonych wniosków i kompletności wymaganych załączników,
· faktu podania do publicznej wiadomości informacji o wszczęciu postępowania,
· pobrania opłaty skarbowej we właściwej kwocie,
· stosowania prawidłowych podstaw prawnych,
· wydania decyzji w ustawowym terminie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
· właściwe przekazanie wnioskodawcom podjętych decyzji.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
Skontrolowane zadania wykonywane były zgodnie z przepisami prawa – w zakresie merytorycznym i w zakresie stosowania kodeksu postępowania administracyjnego.
4. Kontrola wewnętrzna w Wydziale Rolnictwa i Środowiska przeprowadzona przez Naczelnika Wydziału Monikę Ratyńską w dniu 6 marca 2008 r. dotyczyła sprawdzenia prawidłowości udzielania informacji o środowisku oraz wysokości pobierania opłat za tę czynność.
Kontroli poddano:
Wybrane losowo akta spraw w celu ustalenia:
· prawidłowości wniosków złożonych przez osoby fizyczne, prawne i instytucje,
· terminowości udzielania informacji zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego,
· udokumentowanie przesłania informacji.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
Skontrolowane zadania wykonywane były zgodnie z przepisami prawa – w zakresie merytorycznym i w zakresie stosowania kodeksu postępowania administracyjnego.
5. Kontrola wewnętrzna w Wydziale Komunikacji, Referat Praw Jazdy przeprowadzona przez Naczelnika Wydziału Iwonę Kazberuk w dniu 31 marca 2008 r. dotyczyła oceny prawidłowości wykonywania zadań merytorycznych oraz wydanych decyzji na podstawie przepisów ustawy - prawo o ruchu drogowym, a także właściwego stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego.
Kontroli poddano:
· wybrane teczki akt ewidencyjnych kierowcy w zakresie wydanych uprawnień do kierowania pojazdami,
· wybrane teczki akt ewidencyjnych osób, którym wydano prawa jazdy, odmówiono wydania takich dokumentów, lub je zatrzymano, zatrzymanie prawa jazdy oraz cofanie uprawnień do kierowania pojazdami w związku z orzeczonym zakazem prowadzenia pojazdów,
· współdziałanie z organami ścigania w sprawach zapobiegania przestępstwom drogowym,
· przestrzeganie zasad związanych z zachowaniem bezpieczeństwa w systemie KIEROWCA,
· sposób przechowywania pieczęci urzędowych oraz kart elektronicznych przyznanych poszczególnym pracownikom w ramach wykonywanej pracy,
· skargi na niewłaściwe i nieterminowe załatwianie spraw związanych z wydawaniem uprawnień w Referacie Praw Jazdy podczas prowadzenia postępowania administracyjnego (skargi nie wpłynęły).
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
Kontrolujący nie stwierdził rażących nieprawidłowości przy wykonywaniu zadań merytorycznych oraz wydawaniu decyzji na podstawie przepisów ustawy – prawo o ruchu drogowym w zakresie uprawnień do kierowania pojazdami, a także właściwego stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego.
Wystąpiły małe istotne uchybienia techniczne np.:
· niedokładnie opisana teczka, w której gromadzone są akta,
· pisma stanowiące załącznik do udzielonej odpowiedzi nie zawierają wskazania numeru sprawy przewodniej.
6. Kontrola wewnętrzna w Wydziale Komunikacji, przeprowadzona przez Naczelnika Wydziału Iwonę Kazberuk w dniu 20 kwietnia 2008 r. dotyczyła oceny prawidłowości wykonywania zadań merytorycznych oraz wydanych decyzji na podstawie przepisów ustawy o transporcie drogowym, a także właściwego stosowania kodeksu postępowania administracyjnego.
Kontroli poddano:
· wyrywkowo wybrane akta ewidencyjne przedsiębiorców, którym wydano zaświadczenia na krajowe przewozy drogowe na potrzeby własne oraz licencje na krajowy transport drogowy,
· wybrane akta przedsiębiorców, w których przeprowadzona została przez tut. Urząd kontrola w oparciu o ustawę o transporcie drogowym.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
W trakcie kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w wykonywaniu zadań merytorycznych oraz wydanych decyzji na podstawie przepisów – ustawy o transporcie drogowym, jak również zachowane zostały terminy na załatwianie sprawy określone przepisami kodeksu postępowania administracyjnego.
7. Kontrola wewnętrzna zadań wykonywanych przez samodzielne stanowisko d/s promocji, współpracy z zagranicą i przedsiębiorczości przeprowadzona przez Naczelnika Wydziału Organizacyjnego Hannę Tołłoczko w dniu 2 lipca 2008 r. dotyczyła oceny prawidłowości dokumentacji związanej z przystąpieniem Powiatu Białostockiego do Lokalnej Grupy Działania „Puszcza Knyszyńska”.
Kontroli poddano:
· dokumenty dotyczące powołania i rejestracji Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania,
· dokumenty z przeprowadzonych czyności podjętych w celu wyłonienia wykonawcy Lokalnej Strategii Rozwoju i zawarcia umowy z wyłonionym wykonawcą.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
Kontrolujący stwierdził uchybienia w zakresie przestrzegania zasad określonych obowiązującą w Starostwie instrukcją kancelaryjną, procedurą ustanowioną w ramach Systemu Zarządzania Jakością, dotyczącą dokonywania zakupów towarów i usług oraz w zakresie realizacji zarządzeń Starosty w sprawie postępowań o udzielaniu zamówień publicznych.
W celu wyeliminowania powyższych uchybień, udzielono zainteresowanym pracownikom szczegółowych wyjaśnień i instruktażu.
8. Kontrola wewnętrzna w Wydziale Spraw Społecznych i Zarządzania Kryzysowego przeprowadzona w dniu 17 czerwca 2008 r. przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji Marka Falkowskiego dotyczyła sprawdzenia legalności oprogramowania zainstalowanego na stacjach roboczych oraz przestrzegania przez pracowników zasad ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem.
Kontroli poddano:
· prawidłowość prowadzenia zbiorów danych osobowych gromadzonych w sposób tradycyjny (księgi, rejestry, wykazy),
· prawidłowość zabezpieczenia zbiorów danych osobowych gromadzonych w systemie elektronicznym przed nieuprawnionym dostępem,
· legalność oprogramowania zainstalowanego na stanowiskach komputerowych.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
W trakcie postępowania kontrolnego nie stwierdzono naruszenia zasad ochrony danych osobowych przy przechowywaniu i zabezpieczaniu dokumentów zawierających dane. Na stanowiskach komputerowych nie stwierdzono innego oprogramowania niż zainstalowane w ramach obsługi stanowiska pracy. Nie stwierdzono też obecności plików multimedialnych naruszających prawa autorskie.
9. Kontrola wewnętrzna w Wydziale Komunikacji przeprowadzona w dniach od 29 listopada do 11 grudnia 2008 r. przez Naczelnika Wydziału Iwonę Kazberuk dotyczyła oceny prawidłowości organizacji wykonywania zadań merytorycznych oraz wydanych decyzji na podstawie przepisów ustawy „prawo o ruchu drogowym”, a także właściwego stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego.
Kontroli poddano:
· teczki akt ewidencyjnych pojazdów w zakresie rejestracji oraz dopuszczenia do ruchu,
· przestrzeganie zasad związanych z zachowaniem bezpieczeństwa w systemie POJAZD,
· sposób przechowywania pieczęci urzędowych oraz kart elektronicznych przyznanych poszczególnym pracownikom w ramach wykonywanej pracy.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
W trakcie kontroli stwierdzono pewne uchybienia formalno-techniczne w wykonywaniu zadań merytorycznych, natomiast wydawanie decyzji nie budziło zastrzeżeń kontrolującego. Zalecono usunięcie występujących nieprawidłowości w terminie 30-dniowym. Zgodnie z instrukcją bezpieczeństwa systemu POJAZD, zalecono zmianę hasła PIN z częstotliwością raz na 30 dni.
Kontrolujący nie odnotował skarg w zakresie niewłaściwego i nieterminowego załatwiania spraw podczas prowadzenia postępowań administracyjnych.
10.Kontrola wewnętrzna w Wydziale Spraw Społecznych i Zarządzania Kryzysowego przeprowadzona w dniu 5 grudnia 2008 r. przez Naczelnika Wydziału Marię Marciszewską dotyczyła sprawdzenia prawidłowości udzielania i rozliczania dotacji oraz sprawowania nadzoru nad działalnością merytoryczną biblioteki powiatowej, a także terminowości i prawidłowości rozpatrywania składanych wniosków.
Kontroli poddano:
· terminowość przekazywania dotacji na realizację zadań biblioteki powiatowej,
· sprawozdania z wykonania zadań biblioteki,
· dokumenty obrazujące przebieg realizacji zadań,
· akta spraw zawierających dokumenty związane z problematyką rozpatrywania i załatwiania wniosków z zakresu promocji kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego na terenie powiatu białostockiego.
Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli:
W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie sprawy były załatwiane niezwłocznie, dokumenty opisywano i gromadzono zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt i instrukcją obiegu dokumentów.
Zalecono poddawanie wnikliwszej analizie otrzymane od gmin sprawozdania merytoryczne i finansowe z rozliczenia dotacji otrzymywanych z budżetu powiatu na współfinansowanie zadań z zakresu kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Wszystkie rozliczenia należy przedkładać do wiadomości Zarządowi Powiatu.
11.Kontrola wewnętrzna w Wydziale Spraw Społecznych i Zarządzania Kryzysowego przeprowadzona w dniu 5 grudnia 2008 r. przez Naczelnika Wydziału Marię Marciszewską dotyczyła sprawdzenia prawidłowości wydawania decyzji w sprawie kierowania do Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego SP ZOZ w Łapach oraz kierowania do młodzieżowych ośrodków wychowawczych, młodzieżowych ośrodków socjoterapii, specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych oraz specjalnych ośrodków wychowawczych dla dzieci i młodzieży wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki, metod pracy i wychowania.
Kontroli poddano:
· akta spraw dotyczące wydania decyzji o skierowaniu do Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego SP ZOZ w Łapach,
· akta spraw związanych ze skierowaniem nieletnich do ośrodków wychowawczych.
Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli:
W wyniku kontroli stwierdzono, iż decyzje administracyjne kończące postępowanie wydawane są terminowo oraz zawierają wszystkie elementy określone w kodeksie postępowania administracyjnego. Dokumenty opisywano i gromadzono zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt i instrukcją obiegu dokumentów. Zalecono zmniejszenie do niezbędnego minimum okres kompletowania dokumentacji w celu złożenia do Centrum Metodycznego Pomocy Psychologiczno-Pedagogicznej w Warszawie o wskazanie właściwego młodzieżowego ośrodka wychowawczego.
Podpisał Starosta Powiatu Białostockiego
Wiesław Pusz
Metryka strony
