Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonych w 2007 r.
Sprawozdanie z kontroli wewnętrznych
przeprowadzonych w Starostwie Powiatowym w Białymstoku w roku 2007.
1. Kontrola wewnętrzna w Wydziale Komunikacji przeprowadzona przez Naczelnika Wydziału w dniu 31 maja 2007 r. w Referacie Praw Jazdy dotyczyła oceny prawidłowości wykonywania zadań merytorycznych oraz wydanych decyzji na podstawie przepisów ustawy prawo o ruchu drogowym, a także właściwego stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie wynikającym z Regulaminu organizacyjnego oraz Zarządzenia wewnętrznego Nr 17/05 Starosty Powiatu Białostockiego w sprawie organizacji i prowadzenia działalności kontrolnej w Starostwie Powiatowym w Białymstoku.
Kontroli poddano:
a) wybrane teczki akt ewidencyjnych kierowcy w zakresie wydanych uprawnień do kierowania pojazdami,
b) wybrane teczki zawierające akta ewidencyjne osób, którym wydano prawa jazdy, odmówiono wydania takich dokumentów lub je zatrzymano, zatrzymane prawa jazdy za punkty karne, kierowanie kierowców na egzamin kontrolny, cofanie i przywracanie uprawnień do kierowania pojazdami,
W trakcie kontroli akt wymienionych w pkt a i b nie stwierdzono nieprawidłowości. Do pracowników skierowano zalecenie, by zwracano uwagę na kompletność i poprawność danych przy wypełnianiu wniosków przez interesantów.
c) odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych z teczki „współdziałanie z organami ścigania w sprawach zapobiegania przestępstwom” – sprawy dotyczą praw jazdy,
d) zasady przestrzegania ochrony danych w systemie „KIEROWCA”,
e) sposób przechowywania pieczęci urzędowych oraz kart elektronicznych powierzonych pieczy pracowników.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonych kontroli:
Kontrolujący nie stwierdził rażących nieprawidłowości przy wykonywaniu zadań merytorycznych oraz wydawaniu decyzji. Stwierdzono uchybienia natury technicznej w prowadzonej dokumentacji, które polecono usunąć.
2. Kontrola wewnętrzna przeprowadzona w dniu 24 sierpnia 2007 r. przez Naczelnika Wydziału Spraw Społecznych Starostwa Powiatowego.
Kontroli poddano:
a) wydanie decyzji w sprawie zezwolenia na sprowadzenie zwłok lub urn z prochami z obcego państwa,
b) prowadzenie ewidencji stowarzyszeń działających na terenie powiatu i wydanie zaświadczeń potwierdzających wpis do ewidencji.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
- postępowania administracyjne prowadzone są w sposób prawidłowy z zachowaniem norm prawa proceduralnego oraz materialnego,
- wnioski stron w konkretnych sprawach administracyjnych wraz z załącznikami odpowiadają wymaganiom formalno-prawnym, określonym w Kpa oraz przepisach szczególnych,
- opłaty skarbowe pobierane są w sposób prawidłowy,
- decyzje administracyjne kończące postępowanie wydawane są terminowo z prawidłową podstawą prawną oraz zawierają wszystkie elementy składowe określone w art. 107 Kpa,
- decyzje administracyjne doręczane są z w sposób zgodny z przepisami Kpa.
3. Kontrola wewnętrzna przeprowadzona w dniu 27 sierpnia 2007r. przez Naczelnika Wydziału Spraw Społecznych Starostwa Powiatowego.
Kontroli poddano:
a) wydawanie decyzji w sprawie kierowania do Zakładu Pielęgnacyjno - Opiekuńczego w SP ZOZ w Łapach,
b) kierowanie do młodzieżowych ośrodków wychowawczych, młodzieżowych ośrodków Socjoterapii, socjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych oraz specjalnych ośrodków wychowawczych dla dzieci i młodzieży wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki, metod pracy i wychowania.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
- opłaty skarbowe pobierane są w sposób prawidłowy,
- decyzje administracyjne kończące postępowanie wydawane są terminowo z prawidłową podstawą prawną oraz zawierają wszystkie elementy określone w art. 107 Kpa,
- decyzje administracyjne doręczane są w sposób zgodny z przepisami Kpa,
- skreślenia i poprawki w dokumentach należy tak dokonywać, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne, a osoba dokonująca zmian potwierdziła to własnoręcznym podpisem,
- każdy dokument sprawy powinien zostać opisany zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów powiatu oraz Instrukcją Kancelaryjną Starostwa Powiatowego.
4. Kontrola wewnętrzna przeprowadzona w Wydziale Architektury w dniu 27 września i 19 października 2007r. przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji Starostwa Powiatowego w zakresie ochrony danych osobowych, znajomości wymogów prawnych ochrony oraz ich przestrzeganie przez pracowników.
Kontroli poddano:
a) legalność oprogramowania zainstalowanego na stacjach roboczych,
b) przestrzeganie przez pracowników ogólnych zasad ochrony danych osobowych, w tym obowiązku zabezpieczenia danych osobowych gromadzonych w sposób tradycyjny (księgi, rejestry, wykazy) przed nieuprawnionym dostępem.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
- zbiory danych osobowych zostały zgłoszone do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
- pracownicy przetwarzający dane osobowe zostali zaznajomieni z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa,
- nie stwierdzono obecności oprogramowania innego niż zainstalowane w celu obsługi stanowiska pracy,
- dane znajdujące się w komputerach są zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych,
- w wyniku kontroli wzmocniono system zabezpieczenia danych gromadzonych w sposób tradycyjny (księgi, rejestry, wykazy).
5. Kontrola wewnętrzna przeprowadzona w okresie od 29 listopada do 18 grudnia 2007r. przez Naczelnika Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Referacie Rejestracji Pojazdów. Kontrola dotyczyła oceny prawidłowości wykonywania zadań merytorycznych oraz wydanych decyzji na podstawie przepisów ustawy prawo o ruchu drogowym, właściwego stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie wynikającym z Regulaminu Organizacyjnego Starostwa oraz Zarządzenia wewnętrznego Nr 17/05 Starosty Powiatu Białostockiego w sprawie organizacji i prowadzenia działalności kontrolnej w Starostwie Powiatowym w Białymstoku.
Kontroli poddano:
a) wybrane teczki akt ewidencyjnych pojazdów w zakresie rejestracji oraz dopuszczenia do ruchu pojazdów,
b) wybrane teczki w zakresie ewidencji innych pojazdów – wydane zaświadczenia,
c) decyzje o nadaniu cech identyfikacyjnych w pojeździe oraz dotyczących wykonania zastępczej tabliczki znamionowej,
d) przestrzeganie zasad związanych z zachowaniem bezpieczeństwa w systemie „POJAZD”,
e) sposób przechowywania pieczęci urzędowych oraz kart elektronicznych przyznanych poszczególnym pracownikom w ramach wykonywanej pracy.
Wnioski i uwagi z przeprowadzonej kontroli:
W trakcie kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w wykonywaniu zadań merytorycznych oraz wydanych decyzji.
Kontrolujący stwierdził nieliczne uchybienia formalno-techniczne np.:
- brak pokwitowania doręczenia decyzji stronie,
- brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem złożonych dokumentów,
- zalecono zmianę hasła PIN do systemu POJAZD z częstotliwością raz na dwa miesiące zgodnie z instrukcją bezpieczeństwa systemu,
- zalecono zwrócenie szczególnej uwagi na właściwe stosowanie przepisów Kpa.
6. Kontrola wewnętrzna przeprowadzona w dniu 31 grudnia 2007r. przez Naczelnika Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w zakresie kontroli stanu niewykorzystanych druków ścisłego zarachowania.
Podczas kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.
Podpisał: Wiesław Pusz - Starosta
Metryka strony
